Referat fra ekstraordinær generalforsamling i Midtdjurs Taekwondo Klub onsdag d. 25. april 2018 kl. 19.00 afholdt i kolind+Hallen

Dagsorden:

a. Velkommen ved formand Paw Rønde

b. Valg af dirigent

c. Orientering om problemer vedr. regnskaber ved Søren Bak Søballe

d. Fremlæggelse af det reviderede regnskab 2017 til godkendelse ved revisor Rune Rasmussen

e. Orientering om budget 2018 ved Marianne Fisher Skriver

f. Orientering om forsikringssituationen ved Søren Bak Søballe

g. Bestyrelsens forslag til ændring af vedtægter mv. ved Hanne Gruwier Mogensen

h. Valg af:

       i.    Ny Kasserer

      ii.    Ny suppleant

      iii    Ny træner på voksenholdet (frafaldes evt.)

      iv.   Klubrevisor

      v     Kommunikationsudvalg (hjemmeside, Facebook ol.)

i. Evt.

Ad a. Velkommen ved formand Paw Rønde.

Paw bød velkommen til de fremmødte 17 medlemmer samt Rune Rasmussen, som er indkaldt som ekstern revisor for klubben.

 

Ad b. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog Bo Kvorning, som blev valgt. Der er redegjort for rettidig indkaldelse, idet skriftlig indkaldelse med dagsorden er foretaget d. 16. april 2018, og der skal indkaldes med min. 8 dages varsel.

 

Ad c. Orientering om problemer vedr. regnskaber ved Søren Bak Søballe

Søren fortalte, at klubben grundlæggende har en rigtig god økonomi. Vedr. regnskab 2017 er der pt. 1.898,73kr. i kassen, men beløbet burde være 56.972,33kr. Klubben har reetableret regnskabet 2017 udfra tilgængelige bilag og kontoudskrifter, og der er efterfølgende 55.073,60kr., der ikke kan redegøres for. Regnskaber for de seneste tre år vil blive gennemgået på samme vis.

Søren gennemgik regnskab 2017 og sluttede af med de poster, der ikke kan gøres rede for. Herunder blandt andet indbetaling af gradueringsgebyr mv., der ikke indbetalt på klubbens konto men på andre konti eller via MobilePay. Flere medlemmer har også betalt kontingent via MobilePay. Pengene er i flere tilfælde indbetalt til en konto i en tredje persons navn, og bestyrelsen har ikke haft mulighed for at få bankudskrifter fra disse konti.

Det fremgik endvidere af regnskabet, at der i 2017 har været to inkassosager, som begge har kostet klubben dyrt. Herudover har klubben indkøbt et større antal dobogs, som befinder sig hos MRKSport, og som ikke er betalt. Mange medlemmer har købt bælter og dobogs gennem klubben til en lidt dyrere pris, end de reelt koster gennem MRK Sport, men differencen er desværre ikke kommet klubben til gode. Det står selvfølgelig medlemmerne frit for, om de vil købe bælter og dobogs gennem klubben eller om de købe dem selv. Det kan godt være lidt dyrere at købe gennem klubben, da der er et arbejde forbundet med det, men i så fald skal de ekstra penge selvfølgelig tilfalde klubkassen.

Bestyrelsen vil rette henvendelse til den afgåede kasserer med krav om forklaring/tilbagebetaling. Der er sandsynligvis tilsvarende ”mangler” i de tre-fire foregående år, men bestyrelsen har kun nået at kigge helt overfladisk på disse regnskaber.

Bestyrelsen beklager meget og er chokerede over, at den tillid, vi troede at kunne have til hinanden, ikke holdt i dette tilfælde.

Palle Kristensen foreslog, at klubben skiftede bank fra Rønde Sparekasse tilbage til Djursland Bank i Kolind for at have en lokal bank. Der blev skiftet bank sidst klubben skiftede kasserer. Banken har ikke været blandet ind ovenstående.

 

Ad d. Fremlæggelse af det reviderede regnskab 2017 til godkendelse ved Rune Rasmussen.

Rune har revisorbaggrund og har gennemgået regnskabet. Han bemærkede, at 2018 på baggrund af 2017 regnskabet under forudsætning af stabile indtægter ser lovende ud, da mange gældsposter er betalt ud, og der dermed bliver færre omkostninger. Han nævnte, der normalt er et medlemsudsving i sportsklubber på 10-15% plus/minus. Den nye taekwondoklub i Ryomgård blev drøftet, og der var enighed om, at den kan blive en konkurrent, men at det ligeså godt kan vise sig, at de to klubber i længden kan berige hinanden og tilsammen tiltrække flere medlemmer. Rune vil gerne være behjælpelig med en oversigt over fonde, hvor der kan søges midler til klubben.

Hanne Gruwier Mogensen nævnte, at bestyrelsen fremover vil have regnskab og budget som et punkt på bestyrelsesmøderne min. hvert kvartal, således at økonomien løbende kan følges gennem året.

Regnskabet blev herefter godkendt uden indsigelser.

 

Ad e. Orientering om budget 2018 ved Marianne Fisher Skriver

Marianne Skriver har hjulpet klubben med at udarbejde budget 2018. Det er et estimat og bygger på den afgåede kasserers budget. Posten WandyHwaRang er en indbetaling til en fællesforening for WandyHwaRang klubberne (Midtdjurs, Aarhus, Randers, Nordjylland) til dækning fællesudgifter.

Der er blevet indbetalt 200kr. til forsikring mv. Da foreningens forsikring har vist sig at være ikke eksisterende, blev det drøftet, om disse penge fortsat skal indbetales eller indgå som en del af kontingentet – se næste punkt. Bliver afklaret.

 

Ad f. Orientering om forsikringssituationen ved Søren Bak Søballe

Det har vist sig, at de forsikinger, den afgåede kasserer har tegnet for klubben, stort set intet er værd, og de er blevet opsagt. Medlemmerne blev d. 21. januar 2018 af den afgåede kasserer opfordret til at tegne egen ulykkesforsikring (farlig sport).

I første omgang skrives det ind i vedtægterne, at medlemmerne selv skal sørge for ulykkesforsikring, der dækker farlig sport (vedtaget under Ad g).

Bestyrelsen blev opfordret til at finde en løsning, så medlemmerne er dækket.

Bestyrelsen bad om tid til at få afdækket forsikringsspørgsmålet, da det pt. er uklart, om det overhovedet er muligt for klubben at tegne en ulykkesforsikring, der kan betales (beløb på 25.000kr årligt blev nævnt), eller om klubben måske igen skal melde sig ind i Dansk Taekwondo Forbund for at sikre sine medlemmer.

 

Ad g. Bestyrelsens forslag til ændring af vedtægter mv. ved Hanne Gruwier Mogensen

Hanne fremlagte udkast til tre vedtægtsændringer, som alle blev vedtaget. Den nøjagtige tekst vil fremgå af de opdaterede vedtægter:

 

1. Ændring vedr. tidspunkt for afholdelse af generalforsamling samt ændring af frist for indsendelse af forslag vedr. vedtægtsændringer (§8)

Det blev vedtaget at flytte tidspunkt for afholdelse fra december til februar samt at frist for indsendelse af forslag til vedtægtsændringer skal være sekretæren i hænde senest 14 dage før afholdelsen (tidligere 8 dage). Andre forslag kan fortsat indsendes 8 dage før afholdelsen.

 

2. Ændring vedr. valg af trænere (§8)

Det blev vedtaget, at der på generalforsamlingen fremover vælges en cheftræner, som er ansvarlig for at udvælge den øvrige trænerstab bestående af minimum én træner for monholdet og tre trænere for ungdoms- og voksenholdet. Cheftræneren kan udskifte i trænerstaben og er ansvarlig for gennemførelse af træninger, gradueringer, forprøver osv. for både mon-, kup- og dangrader.

 

3. Ændringer vedr. forsikringer (står under ”Øvrige klubvedtægter”):

Tekst vedr. at klubben har sin egen forsikring ændres til: ”Medlemmerne skal selv sørge for at have en ulykkesforsikring, der dækker udøvelse af sport, herunder ”farlig sport”, da klubben ikke har en dækkende ulykkesforsikring.

 

Ad h Valg af:

i. Ny Kasserer – Marianne Fisher Skriver blev valgt

ii. Ny suppleant - Helge Falberg blev valgt. Helge var ikke tilstede på generalforsamlingen men havde givet skrifligt tilsagn om, at han gerne ville stille op. Der blev spurgt om status for supleant. Det er ikke indskrevet i vedtægterne, men de forrige suppleanter har haft møde- og taleret, så dette vil også gælde for den nye suppleant.

iii. Ny træner på voksenholdet – Paw Rønde blev valgt som cheftræner, og Paw skal således hurtigst muligt opstille et trænerhold jvf. de ændrede vedtægter

iv. Klubrevisor – Ellen Conijn blev valgt. Palle Kristensen vil gerne være behjælpelig.

v. Kommunikationsudvalg (hjemmeside, Facebook ol.) – Henrik Skovbo blev medlem af udvalget, som foruden ham nu består af Hanne Gruwier Mogensen, Ole Agertoft. Helge Falberg vil også gerne med men blev ved en forglemmelse ikke nævnt på generalforsamlingen.

 

b. Evt.

- Spørgsmål vedr. gradueringsgebyr: Søren: Der går 100kr. til Shin og 25 kr. til klubben.

- Karl udtrykte stor lettelse over, at vi via generalforsamlingen er kommet godt og styrket videre. Han lagde ikke skjul på, at bestyrelsen har været ramt at chock, specielt fordi klubbens sammenhold hviler meget på tillid og respekt.

- Flere giver udtryk for, at de føler, at der er for meget opmærksomhed omkring sortbælterne, mens kupgraderne glemmes lidt. Specielt omkring 40 års jubilæet var det tydeligt. Det nævnes, at der gives super træning, men at man savner at kende pensum. Karl erkender, der har sejlet noget omkring træningen den senere tid, men at der vil blive trammet op. Hanne nævner, at det har taget tid at finde ben at stå på efter Wandys død, og efterfølgende at problemerne omkring regnskab mv. har trukket tænder ud.

- Flere medlemmer efterlyste mere opmærksom på specielt de helt nye, så de hjælpes mere tilrette, fx ved at der er én, der tager sig af dem specielt i starten. En slag mentorordning blev foreslået.

- Der opfordres til at spørge trænerne, hvis der er noget specielt, man gerne vil træne fx op til en graduering.

- Ønske om, at det bliver nemmere at fremsætte ideer. Forespurgt siger Paw, at man skal komme frem med ideerne i dojangen.

 

Speciel tak til et sponsorat på 10.000kr. fra CG Jensen via Palle Kristensen.

 

Dirigent Bo Kvorning nævnte afslutningsvist, at man skal være opmærksom på, at der er forskel på trænergerning og bestyrelse – det er to vidt forskellige ting, og han takkede for god ro og orden.

 

På bestyrelsens vegne

 

Sekretær Hanne Gruwier Mogensen

Mail hanne@midtdjurstaekwondo.dk Tlf. 23300119.